הייתם מעולים ולא זכיתם? מבט פנים של בוחנת לשעבר על הפערים שבאמת מכריעים בוועדת בוחנים

אז למה לא זכיתם, בעצם? שתי אמיתות שחיות זו לצד זו

התחושה הזו מוכרת לי היטב, גם מהצד של המתמודדים וגם מהצד של הבוחנים. אתם יוצאים מחדר ועדת הבוחנים בתחושה טובה, אפילו מצויינת. עניתם על הכל, אפילו על שאלת הסימולציה המפחידה, והרגשתם חיבור, קורות החיים שלכם מרשימים, וההמלצות מעולות. אתם בטוחים שהפעם זה זה. ואז מגיעה ההודעה: ״אנו מודים לך על השתתפותך... נבחר מועמד אחר״. הבטן מתהפכת. מה קרה שם? מה פיספסתי? האם זה בכלל היה קשור אליי? ולפעמים מתגנבת גם המחשבה: אולי המכרז בכלל היה תפור?

מירב שגיא יהודיין. כמאה ועדות בוחנים מכיסא הבוחנת, ו-350 מועמדים שליוותה בדרך למכרז.

אני כאן כדי לשתף אתכם בשתי אמיתות שחיות זו לצד זו. האמת הראשונה: לפעמים זה באמת לא קשור אליכם. המועמד שנבחר הגיע עם התאמה מעט מדויקת יותר, הניקוד היה צמוד, וההחלטה נפלה על חודו של קול. זה קורה, וחשוב לזכור את זה כדי לא לשקוע בתסכול. אבל יש גם אמת שנייה. מניסיוני כמי שישבה בכמאה ועדות בוחנים בשירות המדינה וליוותה 350 מועמדים, אני יכולה להגיד שישנם פערים קטנים, שכיחים וסמויים מהעין, שחוזרים על עצמם ומבדילים בין מועמד.ת חזק.ה למועמד.ת הזוכה. במאמר הזה לא נעסוק בהתמודדות עם התשובה השלילית – על זה כתבתי בנפרד – אלא נצלול בדיוק לתוך הפערים האלה, כדי שבפעם הבאה אתם תהיו אלה שמגשרים עליהם.

הפער הראשון: להיות ״טוב על הנייר״ זה רק כרטיס הכניסה

בואו נדייק משהו חשוב מהרגע הראשון: אם הוזמנתם לוועדת בוחנים, אתם כבר טובים. קורות החיים שלכם עברו סינון קפדני, עמדתם בתנאי הסף, צלחתם (בדרך כלל) מרכז הערכה. המסמכים שלכם – קורות החיים, הערכות עובד, ההמלצות – הם אלו שפתחו לכם את הדלת והושיבו אתכם על הכיסא מול חברי הוועדה. אבל כאן בדיוק מסתיים תפקידם.

טעות נפוצה היא להניח שחברי הוועדה למדו את קורות החיים שלכם בעל פה עוד לפני שנכנסתם. במציאות, המידע על המועמדים נחשף לחברי הוועדה רק בתחילת הוועדה עצמה: קורות החיים מוצגים להם במהלך הדיון, ותשומת הלב שלהם נתונה קודם כל לכם. מה שקובע את הציון שלכם, מה שמכריע את הכף, הוא הביצוע שלכם ב-15 עד 20 הדקות שאתם יושבים מולם. להיות ״טוב על הנייר״ זה תנאי הכרחי, אבל לא מספיק. הוועדה היא המקום להוכיח בזמן אמת את מה שכתוב, להפיח רוח חיים ברשימת התפקידים וההישגים, ולהראות מה הייחוד שלכם מעבר לטקסט היבש. מועמד שמסתמך בעיקר על קורות החיים שלו ומניח שהם ידברו בעד עצמם, משאיר את הזירה פתוחה למועמד אחר – אולי עם ניסיון מעט פחות מרשים, אבל כזה שיודע להציג את עצמו בצורה אותנטית ומשכנעת בזמן אמת.

הפער השני: אתם עונים לשאלות, אבל לא לגיליון התבחינים

זהו אולי הפער המשמעותי והנסתר ביותר. מועמדים רבים מניחים שהוועדה מנהלת שיחה ומגיעה להתרשמות כללית. זו טעות. מאחורי הקלעים, כל אחד מחברי הוועדה מחזיק בגיליון תבחינים מובנה, ומנקד אתכם בציון שבין 1 ל-5 על כל אחד מהסעיפים בו. ההחלטה הסופית היא תוצר של שקלול ציונים, לא של תחושת בטן. כפי שעולה גם מהנחיות נציבות שירות המדינה, מדובר בתהליך מובנה ומפוקח. ולכן התפקיד שלכם הוא לא רק לענות נכון לשאלות, אלא לתת לחברי הוועדה את החומר שהם צריכים כדי לנקד אתכם גבוה בכל אחד מהתבחינים.

אז מהם התבחינים המרכזיים? בדרך כלל הם כוללים שמונה קטגוריות ליבה:

• ניסיון מקצועי רלוונטי

• השכלה וידע מקצועי

• ניהול משימות ותהליכים

• יכולת ניהולית (כשמדובר בתפקיד ניהולי)

• יחסים בין-אישיים ותקשורת

• כושר שכנוע והבעה

• קבלת החלטות ופתרון בעיות

• מוטיבציה לתפקיד ולשירות המדינה

הרגעים שלפני הכניסה לחדר. את רוב הפערים ניתן לסגור עוד לפני שהדלת נפתחת.

איך זה נראה בפועל? הפער בין תשובה טובה לתשובה שמתכתבת עם התבחין

בואו ניקח דוגמה. נשאלתם על פרויקט גדול שהובלתם. מועמד א׳ מספר בהתלהבות על הצד המקצועי המורכב, על הפתרונות החדשניים ועל התוצאה המרשימה. תשובה מצויינת, נכון? היא תקבל כנראה ציון 5 בסעיף ״ניסיון מקצועי״. אבל זהו. מועמד ב׳, לעומת זאת, מספר על אותו פרויקט אבל בונה את התשובה אחרת: ״הובלתי פרויקט מורכב שכלל צוות של חמישה אנשים ממחלקות שונות (יכולת ניהולית, יחסים בין-אישיים). בהתחלה הייתה התנגדות מצד אחת המחלקות, וישבתי איתם לסדרת פגישות כדי להבין את החששות ולהציג את היתרונות עבורם, עד שקיבלתי שיתוף פעולה מלא (כושר שכנוע). באמצע הדרך צצה בעיה תקציבית לא צפויה, ונדרשתי להחליט מהר על שינוי סדרי עדיפויות כדי לעמוד בלוח הזמנים (קבלת החלטות). בסופו של דבר הפרויקט הסתיים בהצלחה והביא לחיסכון של 15% בעלויות (ניהול משימות ותהליכים)״. אתם רואים את ההבדל? בתשובה אחת, מועמד ב׳ נתן לוועדה חומר שמאפשר לנקד אותו גבוה בארבעה או חמישה תבחינים שונים. זו למעשה כל התורה על רגל אחת.

הפער השלישי: אתם מדברים ״מקצועית״ מדי לקהל הלא נכון

אחד המאפיינים הייחודיים של ועדת בוחנים בשירות המדינה הוא שהיא אינה מורכבת רק ממומחים בתחום שלכם. ההרכב קבוע בתקשי״ר (תקנון שירות המדינה – קובץ הוראות וכללים המסדיר את ניהולו של שירות המדינה בישראל בתחום משאבי האנוש והמפרט את זכויותיהם וחובותיהם של עובדי המדינה), ובפועל לפחות שניים מחברי הוועדה אינם בהכרח מומחים בתחום הספציפי של המכרז. יושב ראש הוועדה – תפקיד מקצועי, בכיר בדרגתו מהמשרה שבמכרז – מגיע בדרך כלל ממשרד אחר, מנהל את הדיון ומכריע בשוויון קולות. נציג הציבור הוא עובד מדינה לשעבר בעל זיקה לתחום המקצועי, ומשקל הקול שלו שווה לזה של הממונה הישיר. המשמעות פשוטה: אם תדברו בז׳רגון מקצועי, בראשי תיבות פנימיים ובמונחים טכניים, חלק מחברי הוועדה עלולים לאבד אתכם. וכשהם מאבדים אתכם, הם לא יכולים להעריך את התשובה שלכם, ובוודאי לא לנקד אותה גבוה. מועמד שנתפס כמקצוען מבריק בעיני הממונה הישיר עלול להיתפס כלא ברור, ואפילו כמתנשא, בעיני שאר חברי הוועדה. המטרה היא לא להרשים בעומק הידע הטכני, אלא ביכולת להסביר דברים מורכבים בפשטות, בבהירות ובגובה העיניים – כך שגם מי שאינו מהתחום ישתכנע.

הפער הרביעי: אתם אומרים שיש לכם מוטיבציה, אבל לא מראים אותה

זוכרים את גיליון התבחינים? מוטיבציה היא אחד התבחינים עליו מקבלים ציון. לא מספיק להגיד בסוף הראיון את המשפט השחוק: ״אני מאוד רוצה את התפקיד ויש לי מוטיבציה גבוהה״. הוועדה שמעה את המשפט הזה די הרבה באותו היום. מה שהיא מחפשת זו הוכחה, ורוב ההוכחה אינה מילולית: ההערכה המקובלת היא שכ-55% מהרושם נוצר משפת הגוף, כ-38% מטון הדיבור, ורק כ-7% מהתוכן הנאמר (כשיש סתירה בין המלל לשפת הגוף). אנרגיה חיובית, קשר עין יציב, חיוך, ישיבה זקופה ורכינה קלה קדימה – כל אלה משדרים מוטיבציה ואמון הרבה יותר מכל הצהרה. ראיתי לא פעם מועמדים עם ניסיון מרשים שדיברו בטון מונוטוני, ישבו שפופים והקרינו אדישות – והם הפסידו את התפקיד למועמדים עם פחות ניסיון, שהקרינו רצון אמיתי ואנרגיה. הוועדה רוצה לראות שאתם באמת רוצים להיות שם, שאתם מאמינים שיש לכם מה לתרום, ושיהיה נעים לעבוד איתכם. את זה המילים לבדן לא מספרות.

הפער החמישי: תשובות כלליות במקום הוכחות ספציפיות

הממונה הישיר – חבר הוועדה שחשוב במיוחד לשכנע – יושב מולכם עם שתי שאלות שקטות בראש: ״האם המועמד הזה יפתור לי בעיות או ייצר אותן?״ ו״האם אוכל לסמוך עליו, ולישון בשקט בידיעה שבחרתי נכון?״. תשובות כלליות לא עונות על השאלות האלה. ״אני אוהב אתגרים״, ״אני עובד מצויין בצוות״, ״אני פרפקציוניסט״ – המשפטים האלה נשמעים כמעט בכל ועדה, ואי אפשר לנקד אותם. מה שכן עונה עליהן: דוגמה קונקרטית, עם מספרים, תוצאה ומתן ערך יכול ליצור את ההבדל ולאפשר לוועדה להבחין בין מי שמכיר את המילים הנכונות לבין מי שחי את העשייה. אגב, על המוקשים שמפילים מועמדים בחדר עצמו כתבתי בנפרד – כאן העניין שונה: גם תשובה ״נכונה״ יכולה להישאר כללית מדי, ולכן חלשה.

והאמת המשחררת: לפעמים ההפרש קטן משנדמה

עכשיו, אחרי שעברנו על הפערים, חשוב לחזור לאמת הראשונה. בתחרות בין מועמדים חזקים, הציונים בראש הטבלה קרובים זה לזה. הנחיות הנציבות אף מחייבות את הוועדה לנמק בהחלטתה מדוע מועמדים שניקודם קרוב לזה של הזוכה לא נבחרו – כלומר, המערכת עצמה מכירה בכך שההכרעה נופלת לא פעם על פערים קטנים וספציפיים. 💎 בעיניי זו ידיעה משחררת: לא נכשלתם בגדול. ברוב המקרים מדובר בתשובה אחת שנשארה כללית, בתבחין אחד שלא קיבל מענה, באנרגיה שלא עברה את השולחן. דברים קטנים, ספציפיים – וניתנים לתיקון.

אז מה עושים אחרת בפעם הבאה? ארבעה צעדים

🎯 בקשו את הפרוטוקול. הפרוטוקול בוועדות בשירות המדינה אינו חסוי למתמודדים, ואפשר לבקש אותו בין אם זכיתם ובין אם לא. זהו כלי למידה חשוב: הוא מראה לכם איך נראיתם מכיסא הבוחנים. ערעור, אגב, הוא מסלול שקיים, אבל רלוונטי רק כשנפל פגם מהותי בהליך.

🎯 עשו תחקיר אישי ואמיתי. מה עבד? מה פחות? איזו תשובה הרגשתם שברחה לכם? מה רציתם לומר ולא אמרתם? רק אל תעשו את זה ביום קבלת התשובה – קחו את הזמן לעכל את הדחייה, ואז שבו לתחקיר בראש צלול.

🎯 תרגלו בקול רם, מול הגיליון. קחו את עשרת התבחינים שלמעלה ובנו לכל אחד מהם דוגמה קונקרטית מהניסיון שלכם. אחר כך תרגלו את התשובות בקול, רצוי מול אדם נוסף שישקף לכם את איכות המענה שלכם וגם את שפת הגוף. אם אתם רוצים מסלול מסודר, המדריך המלא שלי להכנה לוועדת בוחנים הוא נקודת התחלה טובה.

🎯 התמידו. לפעמים מצליחים במכרז הראשון, ולפעמים לא – וזה לא אומר דבר על הערך שלכם. כל ועדה היא אימון ושיעור לקראת הבאה, וההתמדה היא אסטרטגיה, לא פרס ניחומים. את התובנות שזיקקתי מכמאה ועדות ריכזתי במאמר נפרד – הן נכתבו בדיוק בשביל הרגעים האלה.

זהו, זה היה על קצה המזלג... אם עברתם ועדה ולא זכיתם, ואתם מרגישים שעין מקצועית תעזור לכם לזהות את הפער המדויק שלכם ולסגור אותו – אני כאן. אני מלווה מועמדים בהכנה אישית להתמודדות במכרזים, בדרך ממוקדת, מעשית ובגובה העיניים. עשו את המירב והמיטב!

שלכם, כתמיד,

מירב 💙🙏

הפנייה במאמר היא בלשון זכר מטעמי נוחות בלבד, והדברים מיועדים לכל המגדרים.